退職メールテンプレートも大公開！退職の伝え方 | 対面 or メール? 退職の伝え方のコツを伝授

　私はSIer、WEB系企業、事業会社２社とキャリアを歩んできているため、三度の転職活動をしています。それに伴って、三度の退職を会社に伝え退職交渉をしてきました。その経験から円満に退社できる退職の伝え方をお伝えします。

退職はメールで伝えても良い？

　退職は転職をする上で非常に厄介なイベントです。しかし、避けて通ることはできません。必ず上司に退職を伝える必要があります。全員が新たな門出を祝ってくれれば良いのですが、中には転職の道を選んだことを否定する上司や怒る人もいました。そういった状況ですと、当然直接対面で上司に退職を伝えるのは億劫になります。これは皆同じでしょう。では、メールなどでさらっと伝えて退職はしても良いのでしょうか？私は「メール(あるいはSlack等のチャット)」のみでの退職の意思表示はNGだと考えています。理由は下記です。

上司は部下の退職で自分の評価が下がることが多い

　多くの会社で上司は部下が辞めてしまうことで自分自身の評価が下がることが多いです。そのため、メールで軽く伝えただけで納得をしてくれることは少ないです。結局、向こうから直接会って話したいという流れになるので、メールだけで退職を伝えても必ず上司と話す必要が出てきます。

悪い印象を持たれ、退職までの期間働きづらくなる

　退職は一般的に意思表示をしてから2ヶ月~３ヶ月後ということが多いでしょう。最後の一ヶ月は有休消化だとしても1ヶ月程度は働かなくてはなりません。そのため、退職を伝えてからも上司とは仕事上のやりとりをしないといけません。そう考えると、直接退職の意思を伝えず悪い印象を持たれるのはあまり良いことがありません。

またいつどこで一緒に仕事をすることになるかわからない

　エンジニアの世界は広いようで狭い世界です。転職後に上司がお客様になるかもしれませんし、自分が再度転職を考えた時、行きたい企業の採用担当者などと知り合いの可能性もあります。その際、「〇〇さんどうよ？」と前職での勤務態度などを聞かれてしまう可能性もあります。また、特に外資系企業などではリファレンスチェックなどがある場合もあるでしょう。その場合、推薦をしてもらえない可能性があります。

　このように退職する時、現職の方々に悪い印象を持たれて辞めて行くのは良いことが全くありません。しっかりと今までお世話になった会社、上司、同僚には感謝して仁義を通して辞めるようにしましょう。その際、メールのみなど対面で退職を伝えないというのはよくありません。

退職の伝え方の流れ

　とは言っても、退職を対面で伝えるのは辛いものです。私は三度行っていますが、それでも心が痛みますし、かなり緊張します。また、快い言葉をかけてくれる人たちだけでなく、新しい道を散々否定し、会社に残るように促してくる人たちもいます。そのことによる心理的負担を下げるには、下記の退職手順をオススメします。

①現職残留、退職の条件を明確に決める

　退職を上司に伝えた場合、ほとんどの場合は現職に残ることはできないか？ということで引き止めに合うでしょう。酷い話ではありますが、部下が退職をすると自らの評価が下がるケースが多いため、全力で不満の解消を行い、引き止めにくるケースが多いのです。私が経験したケースでは、「転職先と同じ給与水準までの昇給」や「希望部署への即時異動」などを提示されていたことがありました。退職を伝える場でこれらの条件を伝えてられても、即時判断ができる人というのは多くないでしょう。そのため、持ち帰りになる可能性が高いです。そうすると、退職交渉が長期化してしまいます。そして、持ち帰るということはまだ残留可能性があると判断され、より高い職位の方との面談などが設定され、より精神的な負荷が高くなります。そうなると冷静な判断が困難になる可能性があります。そのため、現状より良い条件を提示される前提で「どんな条件なら残留をするのか？それとも絶対に残留しないのか？」を事前に決めておくのが良いでしょう。これが決まっていれば、その場で回答することも可能です。転職というのはリスクも伴う行為であるため、慎重な判断が求められます。事前に自らの指針を決め、精神的負荷が高くなり、冷静な判断ができなくなるといった状態にならないようにしましょう。

②メールやチャットで退職の意思を伝える

　メールやチャットなどでいきなり退職を伝え、対面でも退職の意思を伝えないというのはあまり好意的に捉える人はいないでしょう。かといって、いきなり対面というのは中々精神的な負荷があります。というのも、上司は退職を伝えられると気が付いていないケースが大半なのです。そのため、いきなり別の話をし始めたりすることになり、退職の話を切り出しづらくなることがあります。特に気が弱い人などは辛いでしょう。そういった事態を避けるため、先にメールで退職の意思を伝えてしまいます。そして、面談を設定させていただきましたので、詳細は直接お話しさせていただく旨をお伝えします。

===============退職メールテンプレート===============
〇〇さん

お疲れ様です。
フルスタです。

突然のご連絡で大変恐縮ですが、【会社名】を〇〇月末を持って
退職させていただきたいと考えております。

詳細は、直接対面(ビデオ会議)でお伝えさせていただきたく
ご予定を入れさせていただきました。

よろしくお願いいたします。
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　上記のようにメールで事前に退職の意思を伝えた上で面談を設定すると、確実に退職の話から始まるため、心理的な負荷なく退職を伝えることができます。

③上司との退職の面談を行う

　①②を行なった上で退職交渉に臨みましょう。この時しっかりと伝えたいのは「退職時期」と「有給消化」を行いたいという意思表示です。また、上司は全力で引き止めにくるでしょう。その時、心をブラしてはいけません。①で決めた自分の意思に従って残留か？退職か？を判断してください。お世話になった上司、同僚には感謝すべきです。しかし、転職するかどうかは？あなたの人生であり、会社も上司もあなたの人生の面倒など見てくれません。しっかりと自分の考えを整理した上で退職の面談に臨んでください。また、仮に良い条件が出て残留すると意思決定をしたとしても「一度退職を伝えるとそういう人だと思われて出世に影響が出る可能性もある」ということも特に日本企業であれば、頭に入れておくべきだと思います。日本企業では、退職を裏切り者として快く思わない人も事実です。私自身は退職を伝えてから、給与を上げる行為などは「市場価値に合わせて評価ができない上司」だと考えているため、退職で好条件を出されたこともありますが、残留を選択したことはありません。残留したとしても、そこからさらに給与を上げることに苦労することが見えているためです。会社によって異なる部分のため、一概には言えませんが残留した場合のいずらさや、今後の評価にどういった影響を及ぼすかも含めて進退をしっかり検討するようにしましょう。

④退職の手続きを進める

　面談でしっかりと退職の意思を伝えたら、あとは退職の手続きを行いましょう。退職交渉が無事終わったあとは、重圧から解放されて晴れやかな気持ちになります。退職は何かしらの不満があるケースが多いでしょう。しかし、退職が決まったからといって辞める会社の悪口を言ったりしないようにしましょう。広いようで狭い世界です。どこで人がつながっているかわかりません。悪口を言って会社の人たちの心象をより悪くすることは何もメリットがありません。そのため、しっかり引き継ぎ等を行い円満退社を心がけましょう。辞めるからといって、引き継ぎを適当にしたり、会社の悪口を言うようなことはやめましょう。今までお世話になった感謝をするようにしましょう。

退職の意思を伝える上でやってはいけないこと

　退職を伝える上でやるべきではないことがいくつかあります。

内定が出る前に退職の意思を伝える

　特別な事情がない場合は、内定が出る前に退職の意思を伝えるのはやめましょう。何もメリットがありません。まず無職になってしまうため、転職先との給与交渉で足元を見られて低いオファー額になるリスクがあります。次にあなたが会社にとって優秀な人員ではないと思われていた場合、「あっさりと辞めていいよ」と言われる可能性があります。間違っても内定をもらう前に「給与をあげないと辞める」というような発言をしないことです。そういった交渉をする場合は、転職活動をほのめかす程度にしましょう。内定というカードを持った上で、退職交渉にのぞみましょう。

上司に流されて残留を決めてしまうこと

　退職を伝えた結果、良い条件を出されて会社に残ることは悪い判断ではないと思います。ただそれはあなた自身の意思で決めた場合のみです。退職を伝えた時、上司は必死です。全力で引き止めようとぶつかってきます。そこで、心を折られてしまい自分の意に反して会社に残ることを決めないようにしましょう。会社はあなたの人生を保証してくれません。上司もそれは同じです。部下の人生を保証できません。中にはあなたの選択を失敗のように言ってくる人もいるでしょう。そんな時に惑わされず、自分の意思で進退を決めるようにしましょう。

辞める会社の悪口を言わないこと

　いつどこで辞める会社と再度関係ができるかわからないのです。会社の悪口を言うのは本当にメリットがありません。喧嘩別れにせず、円満退社を目指しましょう。残念ながら、退職を快く思わず応援してくれない人も世の中にはいます。ぐっと、こらえてください。

自らの上司を飛び越えて退職を伝えないこと

　特別なことがない限りは、直属の上司に初めに退職の意思を伝えるようにしましょう。できれば、同僚などにも伝えないようにしましょう。また、上司の上司など直属の上司を飛び越して伝えるのはやめましょう。自らの部下が辞める事実を知らないで周りから知らされるというのは、上司からすると顔を潰されたようなものです。こういった気遣いは必要でしょう。

まとめ

　退職を伝えるのは、勇気のいることです。特に真面目な人ほどそうではないでしょうか。しかし、退職は退職する側にとって人生を左右する決断です。周りに流されず、自らが「納得」した結論として退職を伝えられるようにしましょう。そのために、事前にメールを入れておくなど本記事で紹介したような心理的な負荷を下げる方法がオススメです。